Ofte stilte spørsmål

I appen er alle oppgaver tilgjengelig i Arbeidslisten og sortert på bygg. Du kan legge på et filter ved å trykke på -ikonet nederst til venstre, og velge deg selv som "Utførende". Da vil listen kun vise dine oppgaver. Oppgavene er også lagt inn med dato, så du kan se hva som må gjøres denne uken, neste uke, og videre framover.

Det er vanlig at en brannrutine er satt opp som en gjentagende oppgave med en sjekkliste. For hvert punkt på sjekklisten kan du bekrefte om det er ok eller om det er mangler, samt legge ved kommentarer. Når du har gått gjennom alle punktene kan du fullføre oppgaven, og all informasjon vil være dokumentert og tilgjengelig i Autility.

Det er flere måter å gå fram på for å melde inn avvik, enten det er du eller leietaker som oppdager det. Du som har tilgang til Twin In-Use kan registrere et nytt avvik direkte i appen ved å trykke på -ikonet, og velge Avvik. Leietaker kan også sende epost til den dedikerte mailen for henvendelser, og henvendelsen vil dermed bli registrert automatisk i Autility. Derfra kan ansvarlig registrere avviket, og opprette oppgaven som må gjennomføres for å utbedre det.

Listen over alle avvik er tilgjengelig i Arbeidslisten. Velg avviket du har jobbet med fra listen. Dersom du har fullført oppgaven som er tilhørende avviket registrerer du først oppgaven som fullført. Du kan legge ved bilder, filer, kommentarer eller annen dokumentasjon som tilhører avviket. Deretter kan du lukke avviket, og alt vil være dokumentert og tilgjengelig i Autility.

I appen trykker du enkelt på -ikonet, og velger Oppgave. Skriv inn all ønsket informasjon om oppgaven, og opprett. Du kan også legge til en oppgave direkte i tvillingen. Gå til kartet i appen ved å trykke på -ikonet. Velg et bygg, og trykk hvor som helst i tvillingen. Da vil du få muligheten til å legge til en oppgave, som får lokasjonen du har valgt. Skriv inn all ønsket informasjon om oppgaven, og opprett.

For å legge til det nye ventilasjonsanlegget ditt kan du velge om du vil opprette en ny asset fra asset-oversikten, eller i tvillingen. Velger du å gjøre det fra oversikten velger du enkelt Create øverst til høyre på siden og legger ved nødvendig informasjon. Velger du å gjøre det fra tvillingen så høyreklikker du på plasseringen til anlegget, og får dermed muligheten til å lage ny asset som vil få den gitte lokasjonen.

For øyeblikket kan du ikke opprette flere like assets samtidig. Det du derimot kan gjøre er å opprette en asset, og så kopiere den så mange ganger du ønsker. Da slipper du å fylle inn den samme informasjonen manuelt for hver like asset du oppretter.

Eksterne leverandører kan få tilgang til informasjonen som hører til en oppgave, ved at du sender oppgaven videre på mail. For å kunne se eller behandle en oppgave inne i appen, må man ha en egen bruker.

Når du er inne på en oppgave kan du trykke på de tre prikkene ved siden av tittelen, og velge Share. Du kan velge å kun sende den forhåndsutfylte informasjonen, eller legge til ekstra kommentarer og vedlegg. Når du har valgt mottaker vil du kunne sende oppgaven videre på mail. Dersom personen har bruker i Autility, kan du sette hen opp som "Utførende", som dermed vil få en varsel om at de har blitt tildelt en oppgave.

Henvendelsene blir registrert i Autility, og alle som har tilgang vil kunne se listen over alle henvendelser. Det er i hovedsak den som skal behandle saken som ansees som mottaker - som oftest forvalter.

Nei. Det kan også være vaktmesteren som sender en henvendelse på vegne av leietaker, eller andre som har tilgang på henvendelse-mailen.

Den som sendte henvendelsen får kun svarene som du legger inn som Reply. Dersom du legger inn Comment, vises den kun for deg og for de som har tilgang til henvendelsen i Autility. Bruk kommentarer for egne notater eller for intern dialog. Bruk "Reply" når du ønsker å kommunisere med den som har sendt henvendelsen. Mer informasjon finner du under Henvendelser.

Inne på avviket har du mulighet til å legge ved blant annet oppgaver. Disse oppgavene vil være knyttet til avviket, og gjør det mulig å holde oversikt over hva som må gjøres for å utbedre det, og hvem som skal gjøre det. Du kan velge om du vil legge ved en oppgave som allerede finnes i systemet, eller om du vil lage en ny. Prosessen for å opprette oppgaven er ellers som vanlig. Når oppgavene er fullført kan du lukke avviket, som har all informasjon dokumentert og tilgjengelig i Autility.

Ja, AI-chatten forstår norsk.

Avviksgjenkjenningen kan du bruke når du har lastet opp en servicerapport eller lignende i PDF-format, og deretter har markert den som Report i Autility. Du velger selv når og om du ønsker å ta den i bruk, og resultatene vil alltid være tilgjengelig etter at du har gjennomført avviksgjenkjenningen på din rapport.

(Fil)import: Brukes til større datamengder, som ZIP-filer med flere dokumenter. Dette aktiverer AI-funksjonene som bidrar til å enklere sortere og organisere filene dine. Filimporten finner du under innstillinger i Autility.

"Upload": Brukes til manuell opplasting av enkeltfiler. Disse filene vil være tilgjengelige i AI-chatten, men de vil ikke bli analysert for klassifisering og lignende som når du bruker filimporten. Opplasting kan du for eksempel gjøre i Files under operations, eller inne på en oppgave, et avvik, eller lignende.